Biro Umum Provinsi Jawa Timur

Sesuai Peraturan Gubernur Jawa Timur Nomor 108 Tahun 2021 Tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Uraian Tugas Dan Fungsi Serta Tata Kerja Sekretariat Daerah Provinsi Jawa TimurTugas Pokok, Fungsi dan Struktur Organisasi.

          Biro Umum Sekretariat Daerah Provinsi Jawa Timur sesuai Peraturan Pemerintah Dalam Negeri Nomor 56 Tahun 2019 tentang Pedoman Nomenklatur Dan Unit Kerja Sekretariat Daerah Provinsi Dan Kabupaten/Kota dan Peraturan Gubernur Jawa Timur Nomor 48 Tahun 2020 Tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Uraian Tugas Dan Fungsi Serta Tata Kerja Sekretariat Daerah Provinsi Jawa Timur .

          Biro Umum mempunyai tugas mempunyai tugas membantu Asisten Administrasi Umum dalam penyiapan pelaksanaan kebijakan, pelaksanaan pemantauan dan evaluasi di bidang rumah tangga, administrasi keuangan, aset, dan tata usaha.

Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud, Biro Umum mempunyai fungsi :

1. penyiapan pelaksanaan kebijakan di bidang rumah tangga, administrasi keuangan dan aset, serta tata usaha;

2. penyiapan pelaksanaan pemantauan dan evaluasi di bidang rumah tangga, administrasi keuangan dan aset, serta tata usaha; dan; 

3. pelaksanaan fungsi lain yang diberikan oleh Asisten Administrasi Umum. 

Struktur Organisasi

          Biro Umum Sekretariat Daerah ( Setda ) Provinsi Jawa Timur terdiri dari 3 (tiga) bagian dengan tugas dan fungsi sebagai berikut:

1. Bagian Rumah Tangga

a. Tugas : melaksanakan penyiapan bahan pelaksanaan kebijakan, pelaksanaan pemantauan dan evaluasi di bidang urusan rumah tangga Gubernur, urusan rumah tangga Wakil Gubernur, dan urusan dalam.

b. Fungsi :

1. penyiapan bahan pelaksanaan kebijakan di bidang urusan rumah tangga Gubernur, urusan rumah tangga Wakil Gubernur, dan urusan dalam;

2. penyiapan bahan pelaksanaan pemantauan dan evaluasi di bidang urusan rumah tangga Gubernur, urusan rumah tangga Wakil Gubernur, dan urusan dalam; dan

3. pelaksanaan fungsi lain yang diberikan oleh Kepala Biro.

Bagian Rumah Tangga mempunyai 3 (tiga) sub bagian yaitu :

1.1 Sub Bagian  Urusan Rumah Tangga Gubernur.

1.2 Sub Bagian Urusan Rumah Tangga Wakil Gubernur.

1.3 Sub Bagian Urusan Dalam.

1.4 Sub Bagian Urusan Rumah Tangga Gubernur, mempunyai tugas :

a. menyiapkan rencana kerja harian dan operasional Gubernur; 

b. menyiapkan keperluan rumah tangga di ruang kerja dan rumah jabatan Gubernur;

c. menyiapkan penerimaan tamu Gubernur dan istri/suami Gubernur;

d. mengurus, memelihara kebersihan, keindahan dan ketertiban ruang kerja dan rumah jabatan Gubernur;

e. mencatat, memelihara dan mengelola semua inventaris yang ada di rumah jabatan Gubernur;

f. menyiapkan administrasi kegiatan pada rumah jabatan Gubernur;

g. melaksanakan pemeliharaan rumah jabatan Gubernur;

h. melaksanakan pemeliharaan kendaraan dinas dan penyediaan Bahan Bakar Minyak (BBM), biaya pengawalan, serta biaya tol untuk Gubernur;

i. menyiapkan administrasi perjalanan dinas Gubernur beserta staf;

j. melaksanakan monitoring dan evaluasi pengumpulan bahan kebutuhan peralatan, akomodasi dan konsumsi dalam rangka penyelenggaraan rapat, pertemuan dan kegiatan Gubernur; dan

k. melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh menyiapkan bahan monitoring, evaluasi dan pelaporan Pelayanan Administrasi Umum

l. melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bagian

1.2 Sub Bagian Urusan Rumah Tangga Wakil Gubernur mempunyai tugas

a. menyiapkan rencana kerja harian dan operasional Wakil Gubernur;

b. menyiapkan keperluan rumah tangga di ruang kerja dan rumah jabatan Wakil Gubernur;

c. menyiapkan penerimaan tamu Wakil Gubernur dan istri/suami Wakil Gubernur;

d. mengurus, memelihara kebersihan, keindahan dan ketertiban ruang kerja dan rumah jabatan Wakil Gubernur;

e. mencatat, memelihara dan mengelola semua inventaris yang ada di rumah jabatan Wakil Gubernur;

f. menyiapkan administrasi kegiatan pada rumah jabatan Wakil Gubernur;

g. melaksanakan pemeliharaan rumah jabatan Wakil Gubernur;

h. melaksanakan pemeliharaan kendaraan dinas dan penyediaan BBM, biaya pengawalan, serta biaya tol untuk Wakil Gubernur;

i. menyiapkan administrasi perjalanan dinas Wakil Gubernur beserta staf;

j. melaksanakan monitoring dan evaluasi pengumpulan bahan kebutuhan peralatan, akomodasi dan konsumsi dalam rangka penyelenggaraan rapat, pertemuan dan kegiatan Wakil Gubernur; dan

k. melaksanakan  tugas-tugas  lain yang  diberikan  oleh  Kepala Bagian.

1.3 Sub Urusan Dalam, mempunyai tugas:

a. menyiapkan rencana kerja harian dan operasional Sekretaris Daerah, Asisten dan Staf Ahli Gubernur;

b. menyiapkan keperluan rumah tangga di ruang kerja dan rumah jabatan Sekretaris Daerah;

c. menyiapkan keperluan sarana dan prasarana kerja Asisten dan Staf Ahli Gubernur dan Unit Kerja Non Perangkat Daerah;

d. menyiapkan penerimaan tamu Sekretaris Daerah dan istri/suami Sekretaris Daerah;

e. mengurus, memelihara kebersihan, keindahan dan ketertiban ruang kerja dan rumah jabatan Sekretaris Daerah dan kantor Unit Kerja Non Perangkat Daerah;

f. mencatat, memelihara dan mengelola semua inventaris yang ada di rumah jabatan Sekretaris Daerah;

g. menyiapkan ruang rapat, tempat kegiatan, konsumsi rapat, konsumsi kegiatan di lingkungan Sekretariat Daerah;

h. melaksanakan pemeliharaan rumah jabatan Sekretaris Daerah;

i. melaksanakan pemeliharaan kendaraan dinas, penyediaan BBM, biaya pengawalan dan biaya tol untuk Sekretaris Daerah;

j. menyiapkan administrasi perjalanan dinas Sekretaris Daerah, Asisten dan Staf Ahli beserta staf masing- masing;

k. melaksanakan monitoring dan evaluasi pengumpulan bahan kebutuhan peralatan, akomodasi dan konsumsi dalam rangka penyelenggaraan rapat, pertemuan dan kegiatan pada Sekretariat Daerah; dan

l. melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bagian.

2. Bagian Administrasi Keuangan dan Aset

a. Tugas : melaksanakan penyiapan bahan pelaksanaan kebijakan, pelaksanaan pemantauan dan evaluasi di bidang keuangan dan verifikasi Sekretariat Daerah, akuntansi dan penatausahaan aset, penggunaan, pengamanan dan pemeliharaan aset Sekretariat Daerah .

b. Fungsi :

1. penyiapan bahan pelaksanaan kebijakan di bidang keuangan dan verifikasi Sekretariat Daerah, akuntansi dan penatausahaan aset, penggunaan, pengamanan dan pemeliharaan aset Sekretariat Daerah;

2. penyiapan bahan pelaksanaan pemantauan dan evaluasi di bidang keuangan dan verifikasi Sekretariat Daerah, akuntansi dan penatausahaan aset, penggunaan, pengamanan dan pemeliharaan aset Sekretariat Daerah; dan

3. pelaksanaan fungsi lain yang diberikan oleh Kepala Biro.

4. pelaksanaan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala Biro.

Bagian Administrasi Keuangan dan Aset mempunyai 3 Sub  Bagian, yaitu:

2.1 Sub Bagian Keuangan dan Verifikasi Sekretariat Daerah;

2.2 Sub Bagian Akuntansi dan Penatausahaan Aset;

2.3 Sub Bagian Penggunaan, Pengamanan, dan Pemeliharaan Aset Sekretariat    Daerah;

2.1 Sub Bagian Keuangan dan Verifikasi Sekretariat Daerah, mempunyai tugas:

a. melaksanakan penyusunan bahan kebijakan di bidang keuangan dan verifikasi Sekretariat Daerah;  

b. melaksanakan koordinasi pengajuan surat permintaan pembayaran (SPP) dan Surat Perintah Membayar (SPM) Uang Persediaan (UP), Ganti Uang (GU), Tambahan Uang (TU), Langsung (LS);

c. melaksanakan penelitian/pemeriksaan realisasi APBD lingkungan Sekretariat Daerah;

d. melaksanakan bahan perhitungan APBD lingkungan Sekretariat Daerah;

e. melakukan verifikasi pertanggungjawaban (SPJ) lingkungan Sekretariat Daerah;

f. melaksanakan pembuatan laporan hasil pelaksanaan verifikasi dan pembukuan keuangan APBD lingkungan Sekretariat daerah;

g. melaksanakan penyusunan telaahan staf sebagai bahan pertimbangan pengambilan kebijakan;

h. menyiapkan dokumen penunjang untuk pencairan gaji dan tunjangan pimpinan, staf ahli dan pegawai lingkungan Sekretariat Daerah setiap bulannya;

i. menyiapkan dokumen penunjang untuk pencairan honorarium dan tambahan penghasilan Pegawai Tidak Tetap dengan Perjanjian Kerja (PTT-PK) di lingkungan Biro Umum;

j. melaksanakan penyusunan bahan surat penagihan atas pembayaran gaji dan tunjangan yang melampaui jumlah pembayaran yang seharusnya;

k. menyiapkan kelengkapan administrasi keuangan bagi para pegawai di lingkungan Sekretariat Daerah yang mutasi/pensiun;

l. melaksanakan sistem pengendalian intern;

m. melaksanakan monitoring, evaluasi dan pelaporan Subbagian Keuangan dan Verifikasi Sekretariat Daerah; dan

m. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepla Bagian.

2.2 Sub Bagian Akuntansi dan Penatausahaan Aset, mempunyai tugas:

a. mengidentifikasi dan analisis berkenaan dengan verifikasi laporan pertanggungjawaban, akuntansi dan pelaporan keuangan di lingkungan Sekretariat Daerah;

b. melaksanakan verifikasi laporan pertanggungjawaban UP/GU/TU di lingkungan Sekretariat Daerah;

c. melaksanakan kebijakan dalam pelaksanaan penyelenggaraan akuntansi dan pelaporan keuangan di lingkungan Sekretariat Daerah;

d. melaksanakan kebijakan dalam pelaksanaan penyimpanan, pendistribusian, pemindahtanganan, pemusnahan, penghapusan dan penatausahaan aset di lingkungan Sekretariat Daerah;

e. mengevaluasi pelaksanaan kebijakan dalam pelaksanaan penyelenggaraan verifikasi terhadap laporan pertanggungjawaban di lingkungan Sekretariat Daerah;

f. mengevaluasi pelaksanaan kebijakan dalam pelaksanaan penyelenggaraan akuntansi dan pelaporan keuangan di lingkungan Sekretariat Daerah;

g. mengevaluasi pelaksanaan kebijakan dalam pelaksanaan penatausahaan aset di lingkungan Sekretariat Daerah;

h. mengumpulkan/rekapitulasi data realisasi anggaran Sekretariat Daerah;

i. melaksanakan koordinasi penyusunan laporan aset barang milik daerah di lingkungan Sekretariat Daerah kepada Badan Pengelola Keuangan dan Aset Daerah (BPKAD);

j. menyusun laporan keuangan bulanan, triwulan, semesteran dan tahunan di lingkungan Sekretariat Daerah;

k. menyusun laporan pertanggungjawaban keuangan daerah yang terdiri atas LRA (Laporan Realisasi Anggaran), Laporan Operasional (LO), Laporan Perubahan Equitas (LPE), Neraca, dan Catatan Atas Laporan Keuangan (CALK) lingkungan Sekretariat Daerah;

l. menyusun laporan Pendapatan Asli Daerah (PAD) di lingkungan Sekretariat Daerah;

m. melaksanakan monitoring, evaluasi dan pelaporan Subbagian Akuntansi dan Penatausahaan Aset; dan

n. melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bagian.

2.3 Sub bagian Penggunaan, Pengamanan dan Pemeliharaan Aset Sekretariat  Daerah, mempunyai tugas:

a. melaksanakan kebijakan di bidang penggunaan aset Sekretariat Daerah;

b. melaksanakan kebijakan di bidang pengamanan aset Sekretariat Daerah;

c. melaksanakan kebijakan di bidang pemeliharaan aset Sekretariat Daerah;

d. melaksanakan koordinasi dengan instansi terkait terhadap pelaksanaan kegiatan penggunaan, pengamanan dan pemeliharaan aset Sekretariat Daerah;

e. memfasilitasi dan melakukan pembinaan di bidang penggunaan, pengamanan dan pemeliharaan aset Sekretariat Daerah;

f. melaksanakan monitoring, evaluasi dan pelaporan di bidang penggunaan, pengamanan dan pemeliharaan aset Sekretariat Daerah; dan

g. melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bagian.

3. Bagian Tata Usaha

a. Tugas :  melaksanakan penyiapan bahan pelaksanaan kebijakan, pelaksanaan pemantauan dan evaluasi di bidang tata usaha Biro, pengelolaan kendaraan dan persuratan dan arsip.

b. Fungsi :

1. penyiapan bahan pelaksanaan kebijakan di bidang tata usaha Biro, pengelolaan kendaraan, persuratan dan arsip;

2. penyiapan bahan pelaksanaan pemantauan dan evaluasi di bidang tata usaha Biro, pengelolaan kendaraan, persuratan dan arsip; dan

3. pelaksanaan fungsi lain yang diberikan oleh Kepala Biro.

Bagian Tata Usaha mempunyai 3 (tiga) Sub Bagian yaitu: 

3.1 Sub Bagian Tata Uaha Biro

3.2 Sub Bagian Pengelolaan Kendaraan

3.3 Sub Bagian Persuratan dan Arsip

3.1 Sub Bagian Tata Usaha Biro, mempunyai tugas:

a. melaksanakan pelayanan administrasi kepegawaian;

b. melaksanakan pelayanan administrasi keuangan meliputi penganggaran, penatausahaan, serta pengelolaan sistem akuntansi dan pelaporan di lingkungan Biro;

c. melaksanakan pelayanan administrasi umum meliputi ketatausahaan, kerumahtanggaan, pengelolaan barang/aset, kehumasan, pengelolaan dan pelayanan sistem informasi, serta pengelolaan perpustakaan dan kearsipan di lingkungan Biro;

d. melaksanakan pengkajian bahan penataan kelembagaan dan ketatalaksanaan;

e. melaksanakan penyusunan bahan rancangan dan pendokumentasian peraturan perundang-undangan di lingkungan Biro;

f. melaksanakan pengumpulan dan pengolahan bahan RENSTRA, RENJA, RKT, RKA, DPA, DIPA, TAPKIN, LKjIP, LKPJ, dan LPPD di lingkungan Biro;

g. melaksanakan pengolahan bahan tindak lanjut laporan hasil pemeriksaan di lingkungan Biro;

h. melaksanakan perencanaan pemeliharaan perlengkapan Biro;

i. melaksanakan pembinaan pegawai ASN

j. melaksanakan monitoring, evaluasi, dan pelaporan tata usaha Biro; dan

k. melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bagian.

3.2.   Sub Bagian Pengelolaan Kendaraan, mempunyai tugas;

a.menyiapkan bahan pelayanan dan mengatur penggunaan kendaraan dinas;

b. menyiapkan bahan koordinasi dan penjadwalan pelaksanaan tugas personal/pengemudi;

c. menyiapkan bahan pengawasan penggunaan kendaraan dinas operasional maupun pelayanan pegawai;

d. menyiapkan bahan penyelesaian surat-surat kelengkapan kendaraan dinas yang meliputi Surat Tanda Nomor Kendaraan (STNK), Buku Pemilik Kendaraan Bermotor (BPKB), dan pemeriksaan (KIR) kendaraan dinas Sekretariat daerah;

e. menyiapkan bahan pengaturan penggunaan BBM;

f. menyiapkan bahan pemeliharaan dan perawatan kendaraan dinas yang dikelola oleh Sekretariat Daerah;

g. menyiapkan bahan penetapan Surat Penetapan Pemegang Kendaraan Dinas (SPPKD) di lingkungan Sekretariat Daerah;

h. menyiapkan bahan pengadaan kendaraan dinas di lingkungan Sekretariat Daerah dan;

i. menyiapkan asuransi kendaraan dinas aset Biro Umum.

j. melaksanakan monitoring, evaluasi, dan pelaporan pengelolaan kendaraan; dan

k. melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bagian.

3.3 Sub Bagian Persuratan dan Arsip, mempunyai tugas:

a. menyiapkan bahan perencanaan sistem pengelolaan surat dan arsip elektronik di lingkungan Sekretariat Daerah;

b. mengurus surat menyurat, naskah dinas dan arsip di lingkungan Sekretariat Daerah;

c. mengatur klasifikasi surat menurut ketentuan dan mencatat jumlah naskah dinas masuk dan keluar;

d. menyiapkan bahan penyusunan petunjuk teknis dan pelaksanaan pembinaan pengelolaan dan pengurusan naskah dinas dan arsip dinamis dan statis di lingkungan Sekretariat Daerah;

e. mengelola persuratan, naskah dinas dan arsip di lingkungan Sekretariat Daerah;

f. mengekspedisi surat keluar, baik secara langsung kepada alamat maupun secara tidak langsung melalui jasa pos;

g. menghimpun, menyimpan dan memelihara duplikasi surat/naskah dinas keluar;

h. menyelenggarakan penyiapan/penarikan arsip yang telah habis masa simpannya dari satuan kerja-satuan kerja di lingkungan Sekretariat Daerah;

i. mengumpulkan rencana kebutuhan dalam pengelolaan arsip inaktif beserta depo arsip Sekretariat Daerah;

j. melaksanakan monitoring, evaluasi dan pelaporan pengelolaan surat dan arsip Sekretariat Daerah; dan melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bagian.